Apr. 9, 2020

目的說、結果論，不要為管理而管理

不要為管理而管理

有一次，接受朋友的邀請，到朋友公司進行輔導前診斷。

首先由相關部門主管簡報，當我拿到簡報資料時，嚇了一跳，簡報資料的背面，居然是公司的財報資料及研發技術資料，甚至還參雜有一些應該列為極機密管理的文件。仔細瞭解後，才知道原來該公司與很多企業一樣，實施複印用紙回收再利用的措施，所有用過的紙張，均必須再使用(兩面複印)後方能廢棄。我這位朋友跟其他企業一樣，不懂得「機密管理」的重要，自然也就無所謂的「機密管理」的問題，因此才有財報或研發資料滿天飛的怪現象。經過說明利害關係後，朋友總算有一些瞭解，開始思考機密管理的問題。

事隔多日，再次到公司輔導，特別注意看看上次所提的問題有無改善。經確認後，發覺確實已經開始在做機密管理了。多了解一下如何做，讓人啼笑皆非的是，所謂的機密管理，居然是要總務人員將所有的待兩面複印的用紙，刻一個「可以再利用」的章，一張一張過濾。

這件事透露出來的問題，其實就是「管理」常見的問題，「目的說，結果論」。該公司面臨的問題與一般企業一樣，都患了頭痛醫頭腳痛醫腳的毛病，卻從不思考「管理」的意義所致。複印用紙再利用的目的在於「節省經費」，以一個月使用複印量十萬張的企業來說，換算成紙張的包數為200包(每包500張)。如果每包以80元計，則每月複印用紙費用為16,000元。如果全數回收再利用，節省成本為8,000元(節省一半的費用)。為了管理8,000元的成本，卻讓一位薪資超過25,000元的總務員工來分類過濾，這不就應驗了古人所說的「拿金彈弓打鳥-因小失大」？其實「管理」並沒有那麼複雜的。

瞭解「管理」的目的及意義後，做起事來就不會有如此陷入「管理」陷阱的迷失。所有的「管理」，都是在追求「效率」與「效果」，亦即一般所謂的最佳利益。因此設定了期待的效果目標後，找尋最佳手段，則事必完滿；否則人云亦云，看到別人的管理制度，覺得不錯就引進到企業，殊不知這種囫圇吞棗的「管理」，不只無法達到「管理」的目的，反而很容易墜入粗糙的「管理陷阱」而不自知，結果只有在「手段」上打轉。

朋友的公司之所以會產生此一怪現象，也是聽說別人的公司在複印用紙費用節約上，有很好的控制成效，因此要求擔當部門進行改善，所採取的措施。立意本善，奈何未弄清楚「管理」的本質，以至於畫虎不成反類犬。我們可以從幾個角度來看此一問題；

機密管理為其一；

管理目的為其二；

管理手段為其三；

問題意識為其四；

管理能力為其五。

以下就針對此五項逐一說明：

首先透露出國內企業對機密管理漠視的問題，當國內企業正致力於研究開發，藉以提昇企業競爭力的同時，營業秘密的管理自然成為企業管理上極為重要的一環。但國內很多企業，特別中小企業，根本都還不知道機密管理的嚴重性。在即將來臨的21世紀產業競爭，智慧財產權將成為競爭的秘密武器，妥善管理，不只能守，更能達到經驗傳承與Know How累積的效果，對不太重視忠誠度的國內就職文化環境，機密管理無疑是一帖良方。

個人常想，「管理」之所以被認為很難，大都因為對「管理」的本質不夠瞭解，個人強調的是，「管理」一定要弄清楚所為何來。「管理」的目的是在達成任務，而非管理的本身，但還是常常被扭曲了。常見的是以做了多少事來認定「管理」的績效，而非任務達成的品質為重點，當然就無法引導到管理的本質面上。君不見很多老板喜歡加班多，或是聽話的員工。如果加班多而無績效，則該員工不只不該獎勵，更應該適時糾正，因為他花費了公司更多的資源。

「管理」既然是手段，就必須考慮手段的效率，亦即「管理」的成本。花一塊錢管理一塊錢的工作都不應該，何況花五塊錢管理一塊錢的事。隨時記住P = Output / Input(績效 = 產出/投入)的公式，當手段的成本(Input)大於管理的目的(Output)時，就代表該手段不值得採行。但常見的問題是，沒有成本概念，只談做了沒（努力與否）。

國內中小企業，近年來在投機經營風氣下，造就出一些產業新貴，也創造了一些新的價值觀。加上近年來的資訊相關產業的蓬勃發展，讓很多人慢慢的喪失了問題意識，產生了只要抓住機會就無往不利的假象，「管理」反變成不必要甚至累贅的玩意兒。但企業經營所看、及所要建構的是永續經營的條件，絕非短暫的利潤而已，問題意識欠缺的產業，怎麼倒閉的都不知道。

前面所談到的幾個面相，事實上反應出一般企業「管理」能力的不足。以至於都是靠老板一個人的努力與經驗獨撐，員工只是聽命行事。雖然老板的本意不在為「管理」而「管理」，但揣摩上意與奉承的結果，讓老板失去了方向。這些都反應出「管理能力」不足的問題嚴重。君不見一些成功的企業，在第二代經營者接手後問題叢生的現象，即可見一斑。

其實「管理」是可以很Easy的。節省經費絕對是每個企業都必須隨時注意的事，但要有效果才能算是達到節省的目的(個人認為，台灣的中小企業，只要落實管理的話，提高生產力兩三成都不是難事。為了成本因素而外移到大陸，應先考慮做好管理才不至於得不償失)。該公司對問題的解決，應該針對機密管理及成本問題，加強宣導及教導，讓每位員工都知道何者為機密；何者可再利用；強化機密管理及成本意識。透過主管的日常查檢與員工的自主管理，讓分類的工作消失於無形，管理的目的還可以維繫，管理效果自然水到渠成，否則，事倍功半。

「管理」的事情，最好是多一事不如少一事，因為「管理」本身是帶有成本的。您說，「管理」是不是可以很Easy？