May. 7, 2018

專案啟動的重點

價值工程系列-5(實務-計劃與啟動)2010/07/13

不管是哪方面的價值工程，提案的付諸實踐，基本上都會牽涉到相關職能的協力，如果沒有一個跨機能小組的架構，通常會半途而廢，甚或根本動不了。就連最根本的成本數據的提供與評估，都不是單一部門得以做到的，所以專案方式來執行價值工程，是必要且重要的原則。

既然有專案，那就該有個啟動的程序，才可能有好的成果期待。很多企業對於專案的啟動，存在著漠視的態度，應該說是對專案啟動的意義不瞭解比較恰當。

在一個強調協作的團隊，讓專案成員感受到層峰對專案的重視，塑造一個共識的環境，做好該有的承諾與投入，是專案成功的首要。反觀大部份的企業，專案的啟動，往往只是象徵性的，由主管做個簡單的佈達，連目標與使命都無法談清楚，如何讓成員有價值感受，又如何挑起挑戰目標的激情。

價值工程既然是跨機能的小組活動，自然會牽涉到各種不同的領域，那專案小組必須涵蓋哪些領域？這個問題取決於專案的主題與規模大小，不能一概而論。如果主題是以製程改善為目標，那就是製造技術、製造現場、採購、品質保證、生管等單位參與就夠了。但如果是新產品開發的專案，商品企劃、行銷、研發、採購、品質保證、製造技術、生管、業務及售後服務都該涵蓋進來。

如果以流程改善為目標，那流程相關單位的機能，都該納入到小組來，否則容易出現本位主義，讓專案進退不得。今天就以新產品的價值工程專案來談談，以下的組成應該是必要的組合。

1.     設計部門擔當人員

2.     生產技術部門擔當人員

3.     製造部門擔當人員(必要時可以把作業員也帶進來)

4.     採購部門擔當人員

5.     品質保證或是管理部門擔當人員

6.     商品企劃部門或是業務部門擔當人員

價值工程的專案計劃要比一般產品開發專案的計劃更仔細一些，主要原因在於要在短時間內完成一個不是全職的專案，小組成員壓力大，加上改善效益也會因時間拖延而減少，如何在短時間內完成專案運作，是關鍵成功因素。一般價值工程專案，都建議在三個月之內完成，也就因此，計劃的細緻程度要高一些。

下面幾點是價值工程推動上，計劃的幾個重點注意事項，提供給諸位參考。

1.     盡可能於短時間內完成，

2.     於計劃的同時決定會議次數，

3.     所有的會議均應事先決定時間與議題，

4.     準備好會議場所(隨時可用的範圍)，

5.     計劃書一旦做好，先配佈給小組成員的主管與相關主管，以便取得事先的理解與支持，

6.     決定會議規則，明確不得已缺席或是變更會議時的處置方式。

短時間的專案，運作上就必須談技巧。大部分的專案花太多時間在會議上，這是本末倒置的現象，專案的核心價值不在會議，是在於每個領域專業的任務達成。如何善用會議的時間，是專案成功的首要。專案會議的重點在於計劃、進度的確認、問題掌握、腦力激盪與決策。大部分的專案會議會拖延的原因，都是因為利用會議來解決問題。處理問題的時間難以估算，加上問題的處理也必須進行一些專業的確認，會議場合是無法達成這樣的要求的。會議時間只是用來確認與做決策，至於專業領域的活動，還是要回歸到本身的職務場所，所以讓會議都能夠依計劃開始、依計劃結束，是專案管理的起步。

把計劃做好，向經營層進行專案的啟動提案，是一個容易被忽略的程序。啟動這個步驟在專案管理上是一個程序，卻老是被跳過去，經營階層的人總以忙碌、或認為不重要而忽略，其實這是一個對專案成員最好的激勵場合。

還有很多人總以為只有金錢的激勵才叫激勵，其時激勵的方法很多，在專案啟動的時候，透過共識營的活動，讓成員感覺受到重視，並向公司內部宣告有個專案啟動，形成一種積極表現的文化，是事半功倍的做法，為何不做？

啟動英文字叫做Kick off，公司主管集合在一起，接受專案的報告與提案，針對提案內容進行必要的審視與給於必要的建議，最後做正式起跑的決策，讓專案的活動都是在一種目標明確，高層重視的氣氛下運作，對共識的建立與承諾的展現，是管理上最好的方法。