Feb. 7, 2019

採購的「變」與「不變」

你，準備好迎接變革時代了嗎？

世界上唯一不變的真理，就是「變」，唯一確定的，就是「不確定」，未來的世界將更會是一個「變」與「不確定」的年代。個體、企業、甚至國家、世界，都將面臨不確定變局的衝擊，該如何面對？是個大哉問！

「變」的本質是因為「不確定」，而「不確定」也是因為「變」的過程帶來的可能，互為因果。這些年來，從IS恐怖攻擊開始、義大利經濟危機、英國脫歐公投、台灣政治版圖翻轉、到最近的美國總統大選，以及最近的武漢肺炎…..等等，都不再只是國際事務的範疇了，影響到的是每個人的生活與工作，無可迴避的議題。

範圍很廣要談論的東西很多，可能需要長篇大論來整理。身為採購的一份子，就先從採購的變局談起，談談值此多變的時代，採購的「變」與「不變」。

面對21世紀這樣一個爆炸的時代，專家學者無不絞盡腦汁，想為未來的企業或個體，尋找一個利基點。樂觀者稱之為「機會」，悲觀者視之為「威脅」，如何看待，端看思維的改變。

1990年代的3C(Customer 、Competition、Change、)變革，用「突飛猛進」不足以形容這十年的改變，「一日千里」倒更貼切的反應「摩爾定律」帶來的激烈變化。到底是客戶改變，帶來了競爭的變革？還是競爭讓客戶多了選擇，衍伸的改變？是變革難以停歇的主因。

2000年代，互聯網+的蓬勃發展，EC（Electronics Commercial電子商務）變革，顛覆了傳統商業模式。「共享經濟」與「平台發展」……等等」新的商業模式正雨後春筍般的冒出頭來，e-時代已完全改變你我的生活，個人及企業都必須面對e-時代的洗禮。

2010年代的改變，AI、雲端計算、大數據、物聯網(IoT)等技術，鋪天蓋地蜂擁而至，大環境的改變，政治、經濟不再是一門學院派爭吵的學科，是「商業模式」的競爭。分享經濟的極致發展，平台成王道、連政治的遊戲規則都因此改變，世界真的變了！

2020到來，本來大家期待一個金鼠年的時代，希望擺脫過去跌跌撞撞的亂象，沒想到，從武漢發展出來的新型冠狀病毒，衝擊到全世界。到今天，連號稱最先進的美國，也不得不以封城的方法來控制病毒的擴散，就可知問題的嚴重性。

變革時代，各個領域都避免不了受其影響，工業4.0生產模型的崛起，可能會是近十年製造業的另一波革命。變革不再只是流程改變而已，是旱地拔蔥、根本上的顛覆。身處企業價值鏈關鍵機能的採購，自無法倖免於外。不例外的，採購也必須跟得上時代，甚至可以說，變革對採購的衝擊，可能大於傳統的生產現場也不為過，最代表性的議題，就是經濟規模與客製化採購帶來的任務矛盾。

就以這次的冠狀病毒的衝擊來說，供應鏈的斷鏈，可能影響到的不止是企業的獲利，而是企業的存活關鍵。中國製造的停工三個月，對世界供應鏈的衝擊，很難評估。採購的任務，單就買口罩就是一個風險管理的試煉。

然，所謂的變革，很容易被一竿子打翻一條船，認為就是要「變」，要做到面目全非，與傳統完全的不一樣才夠徹底。這是一個知其然、不知其所以然，似是而非的觀點。不管身處甚麼環境，變革過程均有「變」與「不變」的兩面，不得不注意。

舉個例子來說，譬如行銷領域的「變」與「不變」：

需要「變」的是：手法、知識與工具，如郵購、電子郵件行銷.....等等；

「不變」的是：開發暢銷的商品與商品理念的實踐，滿足市場需求的商品開發。

採購亦是如此：

21世紀的採購，需要改變的是：觀念的改變，運用科技的力量，透過新的手法、工具與採購技能的運作，將採購機能發揮最大化的效率，也就是如何透過創新，發展出更有效的工具、手法；

不變的是：採購的任務價值，為供應鏈創造最佳化，構築最大效益的採購環境，說穿了不變的就是採購的任務與專業價值。

一個專業的存在，是因為有其任務價值，對組織或是他人的貢獻。「有你真好」這句話，最傳神！

採購的價值是甚麼？是採購存在的基石。一個少了存在價值的個體或是企業，可能在時空背景下，有個短暫的立足點，當基石不見時，早晚都要被淘汰。

可惜的是，國內企業對於採購的認知，大多停留於營運流程下的一個附屬性業務。依據權責分工，購進營運需要的資材就是了。在缺乏任務價值的指引之下，為了滿足現實的產業競爭，殺價成了唯一，催貨成了採購業務的主要機能…..。

沒有供應關係的目標管理，看到的只是帳上面的材料成本，根本不知道總持有成本(TCO：Total Cost Ownership)的真諦。與供應商之間的關係，更只是殺價的對象，談不上雙贏的合作關係，結果就是陀螺般的忙個不停。一個沒有使命價值的採購，買辦成了工作的重心，少了理念與創新思維，專業似乎不是那麼重要，職能上只要「伶牙俐嘴、心狠手辣」即可完成組織賦于的任務(殺價)，人才被當作奴才用，演變成殺價成風的採購環境，微利又如何能避免？(這是IT慘業的困境之源)

然而，採購的基石是甚麼？採購該如何面對嚴苛的產業競爭環境？是身為採購專業經理人必須修煉的基本功。採購的不易被定位的主要原因是源自於這個業務的特殊性，內隱性價值。

採購是一個必須養活兩個老闆的工作，「讓供應商有合理的利潤是採購的天職；讓供應商有超額的利潤是採購的失職」，這是很多專業採購都沒有弄清楚的現實問題，又何況組織內部的非專業機能。

要達到採購雙贏的目標，採購必須讓本身的價值呈現，方有立場讓內、外組織接受這樣的定位。以採購的任務盤點來討論，基本機能、輔助機能與無效機能存在不同的採購組織當中，如何定義與賦于價值使命，就看組織發展的系統性是否完整。

任務機能沒有透過有系統的分析，日常性忙碌的工作，會自然形成一股喧賓奪主的態勢，成了採購的主要機能，如：殺價、催貨等等，皆因沒有做好AVL：Available Vendor List的評選與管理，衍伸出來的無效業務。諸多的無效機能，奪走採購寶貴的時間資源，結果就是忙不完的工作與無價值的電話催貨與文件工作。

傳統的採購，規模經濟是左右採購成本管理的主要手段，工業4.0卻要打破傳統的思維，以滿足時代趨勢的客製化需求為基礎，運用雲端計算、大數據與物聯網(IoT)、互聯網+等技術，建構智能化經營體系。目標是一個(數量)都能接單，卻不會影響成本的最佳供應鏈思維變革。沒有APS(Advanced Production System)的供應鏈支持，幾乎是不可能的任務。

可惜的是台灣人的膚淺文化，把工業4.0解釋為智能生產的產業變革，機器人成了關鍵，卻忽略了這個變革過程供應鏈管理的關鍵影響力，說沒有好的供應鏈管理，就不可能做到工業4.0的境界也不為過，那，採購該如何變，才能跟得上時代的腳步？

e-時代很多思維模式的改變，已不是只要改變就得以奏功。徹底與快速的改變，才是未來存活之道。綜觀e-時代與傳統的差異，下列的幾點，可能是變與不變的兩面性，採購將無可避免：

3Q：Quickly Response、Quickly Action、Quickly Follow up

P = Out/In (Performance = Output / Input)

        除了上述的變與不變外，採購也必須正面對待以下的一些變局：

l   人際關係 VS. 人機介面 VS. 人機關係

l   掛帥經驗 VS. e-世代新人類

l   強調苦勞 VS. 只講功勞

l   應酬文化 VS. 電子商務

l   學習適應 VS. 創新調適

l   努力工作VS. 創新思維

l   組織負債 VS. 人力資產

l   有形業務 VS. 無形價值

l   習慣領域 VS. 零基管理

快速的變革時代，採購專業的改變，更是前所未有的劇烈。從BBP（Build by Plan計劃生產）的轉手採購到BTO（Build To Order接單生產）的機動採購；到CTO（Complete To Order又稱VMI：Vendor Managing Inventory）、DTO（Delivery To Order又稱TDS：Taiwan Direct Shipping）的供應鏈管理，虛擬採購的出現，改變了傳統採購的價值。

PLM：Product Lifecycle Management的出現，更顛覆了傳統採購的思維。Lead time在O2O的世界，根本不存在。e-時代採購所擁有的外部資源（Suppliers）將是無限的寬廣；但另一方面內部的資源（時間與條件）卻是極端的受到壓擠。工業4.0的客製化生產，Lead time成了一個虛擬工具，Lean生產與JIT是必然且絕對。採購如何於e-時代闖出一片天，思維模式的改變及心理準備，已到了刻不容緩的地步。

相信很多採購人員面對未來的不確定，都有心想要突破，但卻苦無良方，而惶恐不安。其實改變就從身邊開始，從思維模式開始，捨近求遠，往往事倍功半。個人就多年的工作生涯所累積的經驗，及最近接觸的事務領域裡，體會出一些有關採購管理的心得與方向，謹提供給各位先進參考，才疏學淺，不適之處，尚請先進不吝指教。

個人從採購的英文拼音「PROCUREMENT」為出發點，來看待採購管理的發展方向：

Paperless thinking

e-世代思維：未來的採購，第一要務即是：改變傳統有形的紙張作業模式，習慣於e-時代的虛擬管理，如此方能將你的資源「無限化」。畢竟e-世紀的變化瞬息萬變，單靠傳統的紙張與流程的處理速度，無法滿足競爭所需，有效、快速的資訊工具，將是踏進未來之入門檻。

Reliable performance

有效的成果：採購再也不是一個只會做執行層面工作的角色，採購必須走進「管理」與「策略」的領域，才能把有限的內部資源，有效的整合與發揮。因此採購必須放棄「沒有功勞，也有苦勞」的心態。須知，21世紀的職場寫照為：「沒有功勞就沒有苦勞，不要拖著一身疲勞回家」。採購必須要能展現績效，而且是可信賴的績效。

Open-minded

虛心坦懷：學習與改變，將是未來採購最重要的課題。掏空既有的經驗與思考模式，留點空間裝填未來，隨時以「零基」的角度出發，才有辦法應付瞬息萬變的未來所需。終身學習將帶給採購人員無限的發展空間。

Changing management

「變」的管理：e-時代採購的管理要務為「變」的管理。「天下間唯一不變的真理是『變』」，21世紀更會加速此一定理。採購工作本來就不該是靜態性的業務，採購是一種充滿互動性的工作。設計變更（ECN：Engineering Change Notice）、訂單條件、廠商管理、產品開發及市場環境…..無一不是高度動態性的業務。採購必須學會如何處理「變局」，掌握「變」的管理。

Usefulness

有效性管理：管理貴在有效，如何改變作業模式，藉由流程再造，提昇採購的效率與效果，進而創造出效能，才是採購的重點任務。

Response quickly

快速反應的能力：面對捉摸不定的變局，及市場快速轉變的要求，採購第一個必須卸下的尚方寶劍為「Lead Time」。未來採購的Lead Time的單位，將會從傳統以「月」為單位，縮短到以「週」為單位的管理；將來更要做到以「日」或以「時」單位的時代，也不足為奇。由於採購的快速回應能力，企業的競爭更形有力。

e-Tool

善用e-Tool：三頭六臂的採購尚且難以應付未來所需，何況平常人的你。因此採購必須學會運用e-工具。實踐「機械可以做的事，交給機器做；人做機器做不來的工作」的法則，才不至於有朝一日被電腦俘虜。切記不要與電腦搶工作，那絕對沒有勝算。將電腦納為你的助手，雖非三頭六臂，萬事可以成也。

Money making machine

創造利潤：傳統的採購被冠上「只會花錢的部門」的封號，未來的採購卻是企業「會賺錢的金母雞」的部門。花錢賺錢，以成本優勢創造企業的競爭力，為採購最重要使命。走出降低成本（Cost Down）的魔咒，改變以成本管理為核心的採購，創造資源利益。

Endless resources

資源無限化：有效運用採購力量，結合外部資源，將是企業可大可長的最佳策略運用。在一個沒有疆界的時代，垂直整合已不足以應付多變的環境，加上水平分工的佈局，中小型企業也得以業務大型化。反之只一昧強調資源內部化，容易陷入資源負債化的危機。

Network building

建立人脈網路：採購必須體認無疆界時代的意義，要達成以上所談之境界，最重要的工作即是建立網路。採購的績效源頭不在企業內部，而是外部資源，因此寬廣的人脈將是採購發揮資源調度的首要。當然，除了人脈網路外，資訊網路（Information Network）、資源網路（Supply Chain）也都是採購必須快速建立的個人資源。

Threat avoidance

排除威脅：e-時代充滿機會，也處處荊棘。供應鏈已不足以滿足企業與外部資源的雙贏與共榮共存要求，取而代之的將是價值網路（Value Net）的建構。水能載舟，也能覆舟，對於變化多端的競爭環境，外部資源是企業攻城掠地的最佳利器，但也隨時可能成為企業的潛在威脅。以高感度的管理天線，即時掌握市場脈絡，運用採購策略與管理能力，做到外部資源的風險管理，發揮採購的最高價值。

除了上述「採購心法」外，e-時代的採購也必須具備「ABC」管理思維，方能事半功倍。

Advanced

前瞻的行動：前瞻、大膽為e-時代的存活之道。21世紀強調的不是你曾經擁有過多少，而是你是否擁有未來的能力。「傳統」之所以會變成傳統，在於太珍惜過去所擁有一切，而忽略了取捨的重要。前瞻與大膽的行動，讓你勇於擺脫過去已沒有實質價值的部分，追求及創造未來的機會。

Beauty

擁抱美感：工作本身就是一種美學。壓抑、一成不變的辛苦工作，再成功也不過只是一種青春的轉換價值。如此得來的人生，只會埋怨與鬱悶，不可能會產生前瞻與大膽的活動力，如此將逐漸步入「資深未必優良」的陷阱而不自知。讓工作成為一種美學，擁抱工作，創造美感，將工作與生活的美結合，隨時準備改變與調整，成功自然在望。

 Creative

創意：直覺的創意，為應付變局的最有效方法。不讓自己陷入機器化（Working machine）的困境，勤動腦筋，改變思考模式，隨時追求更佳的採購績效。以創意引導廠商及工作，以創意整合資源，創造績效，採購先天的直覺加上資源的網路訊息，將是最佳拍檔。

你是否準備好迎接21世紀的來臨？成功的採購專業經理人絕不墨守成規，不怨天尤人。祝所有採購同好成功邁進e-時代，成為成功的e-採購。最後願以一句話與諸位共勉：

我們講究，絕不將就；

我們傳統，卻不守舊。

廖國明

2017/2/1 2nd Edition/2020/3/8 3rd Ed.