Jul. 23, 2018

好的專案規劃，是成功的第一步

專案管理與孫子兵法-8 專案規劃

談完了專案的立案程序，接下去就是專案正式起跑(Kick off)，進入到專案管理的程序。專案管理的第一個步驟→專案規劃，今天就來談談規劃的重點。

專案規劃有幾個主要的步驟，分別是目標訂定、業務分析(WBS)、工時評估、任務分派、時程規劃、預算規劃及風險評估。就各項活動細述如下：

目標訂定：專案規劃的首要工作為目標確定。目標決定活動的方向、作為資源與損益評估的依據。在設定目標活動中，專案經理必須明確專案的範疇、制訂專案的規格、評估專案的可能變數、思考完成專案的最佳策略、並製作事業計劃書等等。目標訂定必須涵蓋三個部分，亦即所謂的IPO(Input Process Output)，簡述如下：

Input ：專案需求、環境因素、技術能力、可用資源及限制條

Process：專案規劃、沙盤演練、效益評估

Output：  專案目標、明確的方案、專案管理模式、組織運作架構、細部規劃方案

專案目標的設定，最常見的就是SMART原則，這應該是一個最好的指導原則，簡述如下：

Specific：具體的，專案目標要很具體，忌諱模糊不清，因為不夠具體的專案，無從準確的評估資源需求、及事業效益，而且很容易變動，造成計劃不如變化，變化不如電話，電話不如老闆一句話的怪現象出現

Measurable：可衡量的，目標的評估，以量化指標為佳，因為可以客觀與科學的評估績效

Action：行動派，專案是一種起而行，而非坐而言的管理系統，所以好的目標會看到一股往前衝的力量，朝目標邁進

Realistic：現實的，專案也要考慮現實條件，而非只是天馬行空的想法。常有人以願景當口號，把願景當成神主牌。其實這些都是以偏概全，擴大解釋了願景的無限性。願景有其基本要件，企劃有其侷限性，企圖心雖重要，現實的條件卻不可忽視

Time：明確的，明確的期限，可以讓專案的進程得以有效監測，也可以在限制條件下進行策略活動，以利完成一份不易完成的任務。

目標，是經營的方向，是一切管理活動的交通指示，必須謹慎。於孫子兵法上始計篇有談到：「廟算：較之以計，而索其情」，套句現代的管理術語就是：「規劃 = 量化 + 評估」，就是規劃的精髓所在。作戰前，重要人物，集合到廟堂，算計算計，充分掌握到各種情境後，以此作為策略規劃依據的重要素材。要量化就必須收集足夠的數據與資料，評估也必須有明確的指標，這些都有賴於一個明確的專案目標。範疇，決定專案的規模與必須採取的有效策略，KPI(Key Performance Indicators)讓專案變得有生命與價值，也更能夠客觀的作為績效評估的依據。

待續！