Mar. 1, 2020

時程規劃的麻煩事-要不要給籌碼

        專案時程規畫中，兩個最重要的工具(PERT & CPM)我們談了一點，如果能夠以繪圖的方式來說明，相信效果會好得多，但如何在Blog上繪圖，正在學習中，請各位見諒。時程規劃中，還有一個常被運用的甘特圖，有待我們慢慢來說明。但不管您採用哪個工具，相信有個問題，一定困擾著很多的專案經理人，那就是工時評估中，到底要不要給Buffer(俗稱的籌碼、寬裕工時)。

        這是時程計畫中最基本的問題，也是眾說紛紜的一個問題。有人認為需要，因為世事難料，突發事件在所難免。也有人主張不該給，因為給了籌碼，那計畫就失去意義了，因為會扭曲工時與資源的關係。問題的重點不在此，當計畫中加了籌碼後，是不是有發揮籌碼的功能？如果給了有效，那為何不給？如果給了仍然無效，那又是為何？

        其實這個問題會衍生很多的管理性問題，值得好好的談談。

        首先在專案中，所謂的籌碼指的是甚麼，這點必須先定義清楚。很多人誤解籌碼就是在評估出來的工時外，加上一些寬裕的時間，以避免因為某些突發事件，排擠後續工程而設的。這種觀念似是而非，相當不恰當。

        先來談談一般專案的運作模式，請教諸君，您日常的工作習慣是依據計畫，一步一步的往後推動，還是從後面的期限日往前推算？理論上應該是依據計畫進行才對，但大部分的人的工作習慣卻是由後往前推算的。譬如說，每年的暑假作業有幾個人從7月1號開始，就照著計畫每天寫的。是不是大多數的人都會拖到8月底才一口氣趕完，這就是典型的「暑假作業徵候群」。如果有這樣的工作習慣，那所加上的籌碼，不只沒有發揮應有的功能，反而讓你產生「還有籌碼的假象」，殊不知這些籌碼在不知不覺中已都被消耗掉了還不自知。更可怕的是，如果專案推遲，下一次的專案在評估工時時，這些籌碼還是不斷的被加碼上去，那問題可就嚴重了。

        現在以一個簡單的計畫來說明，假設有個專案，其中有三個小任務，分別稱之為A、B、C。每個任務需要時間為5天，本來是15天要完成的專案，現在每個任務上都被加了兩天的籌碼，每個任務工時成了7天，總工時21天。這大概不是甚麼問題，但實際執行上會出現怎樣的現象，容我來為各位說清楚、講明白。除了上面所談的暑假作業徵候群的問題外，如果A負責的成員完全照規矩來，五天內完成任務，請教各位，A君是否會主動提出申報，任務完成？這是第一個問題。即使A君提出申報，工作完成，請問B君會不會提前進行B項任務？如果這兩者的答案都是否定的話，那籌碼不是失去了該有的意義了嗎？您說籌碼需要嗎？

        籌碼在專案中是一個很重要的安全閥功能，如何編列與如何運用卻是一個不易處理的問題。上述所言的現象，普遍存在國內的專案裡，大家也都心知肚明，卻有又能怎樣的無奈感。這些問題都是對籌碼的了解不夠，或者誤解所致。加上每個單位有其企業文化，如果沒有弄清楚的話，籌碼反成了專案主管的痛，疏忽不得。 

        籌碼指的並不是在工時外加上額外的時間的這種邏輯概念，籌碼有幾種定義，簡述如下： 

        1. 前幾次提到的ES、EF、LS、LF的時間，ES與LS間的空擋就是一種籌碼的觀念。

        2. 每個工時評估的過程都帶有某種程度的不確定性，但因為有些考慮到樂觀工時，有些考慮到悲觀工時的情形，所以實際執行上會有一些變化，如果有超出預期的好的部分，那多餘出來的零碎時間，就是另外的一種籌碼。 

        3. 一般新產品的開發專案，工程師在評估工時的時候，是不該把加班工時算進去的，加班其實就是工程師的另類籌碼。遺憾的是，如果加班成了常態，那籌碼的意義都消失殆盡了。

        4. 既使在專案中要給籌碼，籌碼不是給每個成員的，而是給專案主管統籌運用的，所以籌碼是放在最後面，而非每個步驟加籌碼。

        5. 專案的定義中，開宗明義的就談到，在「有限的時間內完成非常態性的特定任務」，所以不確定性高。因之，時間只會遞減，不會增加，所以要如何在每個任務上擠出零碎的工時，把這些零碎的工時集中管理，做為未來的籌碼，才是正確的籌碼概念。所以專案主管對籌碼的觀念與運用手法，都必須很清楚的掌握其訣竅。

        待續！