Mar. 8, 2020

專案時程規劃-甘特圖

        相信大部分接觸過專案管理的人，對甘特圖都不會陌生才對。但甘特圖帶給專案經理人的印象是正面多於負面的呢？還是負面多於正面的？在專案管理領域，這幾種規劃的手法，各有其優缺點，無法簡單評估其好壞。但如果從管理的方便性來看，無疑的，甘特圖是一個簡單又方便的時程管理工具。

        甘特圖(Gantt Chart)是甘特(Henry L. Gantt)於1917年所發展出來的工具，經過幾十年來的推廣，已經被廣泛的運用在規畫、控管及評估專案的各項進度。甘特圖其實就是一個矩陣，縱軸為專案的各個任務項目，橫軸為時間軸，把時間展開成為一條直線行徑。相對應的項目時間以棒形狀或是線型來連結，線(或是棒)的長短代表所需要時間的長短，如此構成一個時程表。

        橫軸的時間單位，可以依專案的大小來劃分。以天、週、月、季、年等為單位。中間的棒形圖或是線型，可以依自己的喜好而作適當的表示。譬如：用線型表示的時候，常以虛線表示計畫線，而實際進行的部分以實線為之，如此就可以一目了然的看到整個專案的進度變化。如果用棒形圖表示的時候，常以空白為計畫線，中間塗上顏色及代表完成的進度，也可以很清楚的看到整體的進行狀況。當然還有在線的兩端以三角形或是圓形符號表示，實際進行過程再把前後端的符號塗滿來表示進度，也同樣可以得到控管的目的。總之，甘特圖的運用彈性很高，端看自己的習慣。管理的目的只在追求更有效的方法，所有的工具充其量只是手段，沒有必要被工具綁住而模糊了焦點。

        甘特圖雖然簡單，但要完全發揮其特色，也非易事。甘特圖雖然簡單明瞭，但也有一些先天上的限制，就針對此一部分來談談。

        首先先來談談甘特圖的優點，其優點有：

        1. 容易上手，不需要特別的訓練與專業知識。

        2. 專案的進度能夠依據計畫與實績的對照，一目了然。

        3. 可以明確的看到進度的超前或是落後。(前提是真正有把甘特圖的管理融入到日常管理上)

        4. 可以很容易的電腦化。

        5. 作為報告的素材，是其他工具無法望其項背的。

        優點很多，但相對的缺點也是有的。主要缺點有：

        1. 甘特圖的最大問題是無法顯示各個項目間的互相關係，及邏輯順序。(碰到推遲出現時，往往只是不斷的往右推延，看不到如何止住的困境。這不是甘特圖的問題，是使用甘特圖卻沒弄清楚甘特圖的手法，只以進度的結果來管理專案的錯誤認知)

        2. 沒辦法以一個個別項目的落後來評估整體的進度影響程度。

        3. 對於長期間或是大型專案，製作起來相對複雜度高，比較不容易，適用於中小型專案。

        4. 甘特圖無法顯示關鍵要徑。

        5. 在面臨策略考量，必須要調整專案時程時，不容易上手。

        6. 必須同時考慮專案工作與排定的工作進度。

        雖然各有優缺點，但依個人的經驗，在專案規劃時，可以用網路規畫工具(PERT & CPM)來進行策略規劃，而日常管理時，則用甘特圖來管控，可以達到簡單明瞭的效果。雖然看起來有兩個工作要做，還好現在的軟體工具(Project)，都可以將此兩種工具互相轉換，所以不會增加作業的工時。

話雖如此，專案經理人也必須注意，用甘特圖進行專案控管時，常會碰到一翻兩瞪眼的窘境，結果只看到計畫不斷的往右延伸，專案除了推遲還是推遲，那就是夢饜不斷了。所以如果要用甘特圖控管時，做好日常管理才是關鍵成功要素。(大部分的管理會出現不斷推遲的原因，就是只知道Review，不知道日常管理)