Mar. 13, 2020

專案預算管理重點

        專案管理的成本控管還有一塊很重要的部分是預算管理。對於量大、產品壽命短的產品而言，因為加速折舊的因素，開發預算的控管並不是一件很重要的事。但在一般的公共工程中，預算的管理是一件重要的管控點。

        專案的預算管理，幾個基本原則必須注意，其分別為：效率化原則、制度化原則與可靠性原則。簡述如下：

        效率化原則：預算控管牽涉到資金的運用，自然該小心，但管理的最終目的還是為了賺錢，如果為了管理，而花了更多的錢，那不如不管理。但不管理並不意味著放任與不管，而是在一個授權的範圍之下，讓專案經理人有充分的管理空間，以加速管理的效率，是必要且不可避免的。凡事都要依制度來，那專案管理的意義也就蕩然無存。專案管理之所以有效率，授權與彈性的運作是關鍵因素，預算管理也不例外。再說預算在專案立案的時候。已經經過嚴謹的審核程序，如果還要加上一道執行管控程序，無疑的是疊床架屋，多此一舉。

        制度化原則：一個成熟的企業，制度化是評量的首要關鍵。如何讓預算管理制度化，而非事事請示的預算管理，專案的價值才可能呈現。可以這麼說，沒有授權就沒有專案管理。

        可靠性原則：預算管理很重要，但是如果財務部門提供的數據本身的準確性有問題，那管理的意義也就不存在。一個有效、可靠的數據管控，永遠是管理的基礎。數據是一種事實的要素，理論上沒有可靠性的問題，但一般會計管理，是將數據整理成資訊的作業，如果這個過程出了問題，那數據的正確性也將隨之走樣，如何讓人信任？

        預算管理有時也有其無法突破的部分，譬如說，在產品開發專案中，採購一些部件，預算動支了，可是供應商卻還未來請款，此時報表呈現出來的數字是不夠完整的，如果依據這樣的報表來判斷專案的進度，管理精度自然存疑。要做到精確的管理，又必須有一專門的預算管理人員來處理，問題是對一個中小企業，其必要性就值得商榷。

        預算管理的重點在於有限的資源內，發揮資源最大化效益。當專案經理人動支預算的時候，必須很清楚的了解到，預算動支與專案進度的連動關係，如此才可能從預算動支上看到專案的進度，也才可能做到精確的預算管理。

        至於預算管理的頻度為何？則要看專案的大小而定，不可一概而論。一個三個月的專案，如果採取月度別管理，那專案主管未免太粗線條了；但如果一個三年的專案，每週盯著預算不放，這個專案經理人必定是個神經質的主管，大家都不好受。所以依據專案的生命週期來看管專案預算，應該是一個可以放諸四海的準則。

        一般預算管理報表會有幾個重要的元素，一為預算目標值，一為預算實績值以及預算得動支時間。有些人會在報表中加上一欄累積消化實績，以判斷預算的動支情況。這個報表端看企業自己需要何種資訊，目的為何來決定。當然也有人會增加一個欄位，剩餘預算數，以確定還有多少預算可以花費。總之只要有目標數與動支數，再加上剩餘數，那也就夠了。

        本期談到此，下期就來談談專案經理人最頭痛的時程管理