Mar. 13, 2020

專案時程控管

        案的時程管理，大概是全天下參與專案的英雄好漢所共憤的一件事了吧！Scope定義了、WBS也做了、任務分配也都照著步驟來，管理也是時時關注著…，但專案還是不順，遲延似乎是專案的一個不可避免的宿命！

        其實專案管理本來就有很多異於常態(變數)的現實，用一般的管理來看待的話，困境就只能當磨練，推遲反而是正常了。專案管理要不推遲是有其極大的難度，但並非不可行。這其中除了專業的技巧外，客觀因素舉凡文化背景、成員的專業能力、時間的調配、在加上專案本身的目標壓力、外圍配合單位的種種、與企業的管理政治等因素，只要一點閃失，都可能左右專案的成敗。事事本難料，卻必須事事掌握好，這就是專案管理的難處，也是專案管理的價值所在。

        依個人多年經驗，影響專案管理時程最大的因素並不是管理面的問題，而是領導不理會客觀因素，霸王硬上弓所帶來的衝擊，嚴格講，文化面的問題比技巧面的問題大多了(無形VS有形)。到底專案的時程管理該如何做，今天就來談談此一部份。

        專案時程控管的首要原則，在於時程資訊的透明度。這裡所指的資訊透明度，並非只是電腦上的一些甘特圖、或是PERT等圖號，是指整個專案的進行過程中，是否每個節點的控管，都能夠很清楚的掌握狀況(資訊共享、問題共有)。

        聽起來有點籠統，也好似沒有甚麼學問，其實難度挺高的，特別是對東方的專案經理人而言。專案的資訊，涵蓋每個成員的工作負荷、工作進度、工作的品質、節點與介面等等。譬如說，有個成員因為存在技術上的問題，某個工作受到影響後有所推遲。個人很認真的經過幾天的努力加班，總算把問題解決了。在時程上來看，萬事OK，西線無戰事，其實對專案而言，已經隱藏了諸多的問題而不自知。

這個工作是完成了，卻花了許多額外的工時才完成，是這個成員的能力有問題？還是技術有瓶頸？這些問題如果沒有澄清，往後的日子可能會出現甚麼變化，恐怕都很難掌握。如果成員的技術能力有問題，更不能等閒視之，必須立即與其功能主管商談如何補強、或是有何對策，否則牽一髮動全軍，整個專案受到影響自是難免。

        其次還有一種情形，某個成員因為受到一些其他專案的干擾，一個工作推遲了幾天。為了趕在星期五專案會議時能夠結案，連續加了幾天的班，總算把事情弄妥了。在星期五專案會議中，這個工作很容易的就被以Close來結案。看起來都很順利，其實已埋下問題的種子了。下游工程的人已受到這幾天的影響，必須有所調整，否則問題只是往後推而已，這些都是資訊不夠透明所致。

        其次專案時程控管的第二要務是成員的自主管理能力。一個能力再強的PM，要靠個人的力量與電腦的輔助，想要管好專案，只能說是事倍功半。每個成員的「承諾」與「自主管理能力」，才是最簡易的管理手段。遺憾的是在國內很大部分的企業對專案的培訓並不是很有體系，工程師年輕化的結果，一些對管理都還陌生的成員，只有靠土法煉鋼來執行任務。嘗試錯誤的結果，撞得鼻青眼腫的，主管也無奈的只有一昧的要求以加班，來彌補工作的無效率行為。久而久之，管理的重擔都落在PM一個人身上，稍微有一個不小心，專案斷線是稀鬆平常的事。

        下次待續。