Mar. 13, 2020

自主管理是專案成功最便宜的手段

身為一個PM，要把專案的時程管理妥當，必須要能夠面面俱到，才可能竟其功。雖然很多人取得了PMP的國際認證執照，結果專案還是無法順利完成，其原因就在於太強調工具，而忽略了客觀現實。一個成功的專案管理，客觀事實雖不是主角，但您必須面對，逃避不了的。

        現在很多PM會用Microsoft的Project軟體來管理專案，這套軟體的功力之強，自不在話下，但為何用上去後，反而覺得礙手礙腳的？理由無他，工具畢竟還是工具，沒有管理的基礎，工具出了狀況的時候，反而更難收拾。譬如說專案成員對自己工作的掌握能力不足，就是一種傳統的工作態度，要讓這樣的成員主動的上傳(Upload)進度，不只無法讓PM看到整個專案的進度，還可能會出現誤導的情事發生。這並非軟體的錯，也非軟體可以幫得上忙的，只因為成員對專案管理的理解與自主管理的能力不足所致。

        要想讓專案成員能夠自己承諾，自主管理進度，讓成員養成隨手寫報告的習慣(Status report)，是最簡單又有效的方法。當然寫報告有很多人會認為費時間，也不知要寫甚麼，寫了會有用嗎？等等的疑問。但如果一份工作進度報告都不會寫，既使拿了再多的PMP執照，專案不推遲，那是不可能的事。

        現在Notebook方便，很多PM都利用Notebook來控管專案進度。這是一個很好的工具，但我要建議所有的PM，在PM的頭腦裡，應該隨時都有一幅時程網路，哪些是關鍵要徑上的關鍵點，互相間的關聯又是如何？應該要隨時記住。凡事太依靠Notebook，出了狀況，沒有Notebook還無法確認，這樣的PM要想成功，未免太一廂情願。

        在輔導的過程中，曾經碰過一位小兄弟，成員中的機構工程師有個項目delay了兩週，在檢討過程中，我請教PM這樣子對整體專案會有多大的影響。沒想到PM居然說他要回去拿Notebook。我問他為何？他說因為資料都在Notebook中，他要打開電腦才知道。相信這絕不是只有這位小兄是如此的想法，很多的PM都有類似的觀念。如果凡事都要靠電腦才能做事，那哪天電腦壞了，是否專案就要停擺？這絕非正確的做法，電腦是工具，幫助PM的工具，在PM的腦海中，那份時程表才是最重要的。

        有的PM或許會質疑，小專案還可以，一般的新產品開發專案，規模都那麼大，PM怎麼能夠記得清楚。是沒錯，整個進度的複雜度，絕非簡單可以記憶得了的，但最起碼前後兩週的進度，無法如數家珍的放在腦海裡，這樣的PM是還不夠條件的。因為PM必須依據隨時進來的資訊，做最佳的資源條配，這些事都只能靠經驗與智慧的結晶，而非電腦。

        那成員寫Status report的意義又何在呢？