Mar. 13, 2020

Status Report

        為何說成員寫Status report也是專案時程控管的成功關鍵要素之一呢？今天就來談談此一部分。

        中國人沒有隨手寫報告的習慣，工作的交代都是用口頭，很不科學、籠統的含糊帶過。聽的人很難精確的掌握到結果的品質，積極一點的人會追問到底，但得到的常常是一種雞同鴨講的對話。所以很多人都懷疑，一個不懂技術背景的人，如何帶一個新產品開發的專案。相對的比較不夠積極的PM常就會模糊的帶過，結果可想而知，情況是越來越糟。

        寫報告，特別是Status report，是有多重的好處與意義。以下就簡略說明寫報告的好處。

        1. 整理工作的進度與做好資源規劃：21世紀由於多樣化與個性化的需求，多專案同時開動的是無可避免的趨勢。一個人手頭上有多個專案同時在執行，如果沒有很好的工作整理方法，牽一髮動全軍，骨牌效應將使得所有的專案，因為一個專案的遲延而受到影響。每天養成寫報告的習慣，可以整理一整天的工作進度，同時也可以隨時掌握進度，調整有限的資源。必要的時候就應該提出請求協助，請記住，這是一個團隊，不是個人的問題，面子不是重點，讓專案完成才是使命。

        2. 問題解決與沉澱：整理每天的進度時，可以同時檢討每天的問題點，自己如何解決。如果問題沒有被解決，那該如何處理等等。有這樣的習慣的成員，或許有人會覺得是個麻煩製造者，但是要做到此一境界，專案的進度才可能依計畫進行。另外寫報告的另一個好習慣是，會真正的讓每個人的經驗與智慧沉澱下來。試問諸君一個問題，有哪位可以告訴我，六個月前做了哪些事？相信答案是否定的，能夠記得兩、三分的人已算不錯了，大部分都已忘得一乾二淨了。每天被忙碌的工作追得根本無法想到以前做了些甚麼，船過水無痕的結果是，問題老是重複的出現，無法只繳一次學費就好了。但是如果有寫報告的習慣的話，既使時間再長，只要攤開報告，都能夠記得一清二楚。這就是因為寫報告的過程中，在整理過程的思路時，整個過程得一點一滴，都沉澱在腦海中了，所以寫報告的習慣是成長過程，不可忽略的一點。

        3. 工作交接的記錄文件：在一個組織裡，每個成員都不離職或調動職務是不可能的事實。但專案裡頭，成員一旦離開，工作銜接方面勢必帶來很多的困擾。如果沒有文件或是一些資料來交接，承接的人不只辛苦，往往還要花很長的時間去了解前人的工作內涵，造成專案的另一種推遲的現象。如果有隨時寫報告的習慣的話，人員異動的時候，可以將此種現象帶來的傷害，降到最小範圍。同時這些文件，將來也都是專案的寶貴記錄文件。

        4. 專案進行過程的歷史數據：中國人常常講的一句話：師傅帶徒弟都會留一手，所以到最後都失傳了。這種話只是一種片面之詞，不足採信。其實這種現象的發生，是因為沒有記錄，靠口述的方式，沒有人保證所傳授的東西是百分之百的完整的。要解決這種問題，技術文件的管理就是一個必要的手段。而技術文件管理的第一步，就是要養成寫報告的習慣，及懂得如何寫報告。

        Status Report既然這麼重要，那要如何寫？寫報告會不會浪費很多時間？等等的問題都將會接踵而來。寫報告當然要花一點時間，但絕對不需要花費很多的。會花費很多的時間寫報告，常是方法不對，要不就是等到全部做好再來整理，所以很多的數據與過程都要再回憶，自然會花很多時間。如果每天或是隨手記錄過程，那不就是報告的重要數據，最後只是整理一下而已，花不了多少時間的。再說本來寫報告就是工作的一部分，這些工時是必須算在計畫內的。

        那一個好的Status report須要有哪些內涵？聽起來有點複雜，其實很簡單，主要涵蓋幾個部分。

        1. 懸念事項的處理狀況：到目前為止，有哪些問題還被懸在半空中的，這些問題因為已經吃掉未來的資源了，所以要列為第一優先來處理。最主要得是要看到問題解決的方向，才可以放心，否則PM該找個時間與成員或是功能主管，好好的研究解決的方法。

        2. 當期的計畫內容與執行狀況：本期的預計工作內容、計畫投入的資源等。與執行的過程，是否都依計畫進行，結果如何？

        3. 有無問題？如何處理？對專案的影響有多少？在執行計畫過程，有無碰到問題？結果如何處理？這樣的問題對專案的影響有多少？這部分該是PM最要關心的部分，因為只要這種資訊出現時，PM就可以依據擁有的資源做一些必要調整的措施，否則等到事情過去才看到問題，甚麼事也做不了。

        4. 有哪些問題需要與其他成員溝通或是協調的？在碰到的問題中，有哪些事關係到別人的業務的，或是由別人所引起的，必須採取何種措施？此部分可以看出成員對整體進度的理解度，也可以讓PM隨時掌握成員間的互動情形，適時給于必要的支援。

        5. 本期花費多少工時與預算？到目前為止的預算與資源消化情況的掌握，有助於PM的資源管理。此部分看似簡單，其實最難做好，因為一個沒有做好工時管理的企業，要工程師填寫每天工時的運用，常是籠統與模糊的。這部分希望能夠精確的填入花多少時間在哪些科目上？包括加班的工時，並同時養成自我評估的習慣，以加強成員的時間管理能力。

        6. 下期的主要工作計畫與資源的配置是否妥當？下期的工作計畫，與預計採取的行動方針。資源的配置是否恰當？等等

        7. 有無請求支援的事項？如果明顯的看到自己的努力已無法完成任務，有無需要上級支援的部分。不論是人力資源、時間或是預算等，有必要的話應該及時提出，再提交PM做通盤的判斷與決策，以確保專案進行的順暢。

        這份報告應該是工作到一個段落(如果採取週報的模式的話就是週報)，或是每天的一個進度整理，養成這樣的習慣，對每個工程師而言，是成長過程最有效的手段。