Mar. 13, 2020

善用專案會議做好專案管理

        很多人還是有一堆的困惑，都照Review及Preview這個原則在處理專案進度，也有寫Status report，為何專案還是不順？

        沒有實際掌握到一些數據或是實際掌握那個情境，很難一概而論的指出到底問題出在哪裡，但是可以肯定的說還是有問題的。從多年從事專案管理與當顧問這麼久的經驗來判斷的話，問題可能會出現在幾個方面。簡述如下：

        1. Review的方式與品質的問題。

        一般總以為Review就是確認一下進度都完成了沒，有則打勾，給個Close的信息，沒有就討論一下，有何問題？該如何處理？到最後總是給個日期，列出一個行動計畫，就pass過去。

        這些看起來都是正確的SOP，那有何問題？這樣的Review只是檢討到時程的『量』的部分，對『質』的部分卻沒有多大的著墨。首先談談工作完成，是在一切正常的狀況下(時間、資源與產出)完成的，還是額外的運用一些資源下才完成的？完成的品質是否確定都符合專案需要的品質水準？更是不可忽視的一環。

很多本身不是工程師出身的PM會抱怨，對專業的理解太少了，如何判斷產出的品質？此部分也是Status report的另一個價值所在。如果PM會善用資源，功能主管也懂得如何支援專案，那成員的Status report要送出前，主管能幫忙看一下的話，產出的品質自然可以確保，如果有甚麼狀況的話，主管也可以提供一點意見與協助，如此才能發揮矩陣式組織的價值。

        至於如果沒有按照正常計畫完成的情況，則必須有更深入的問題分析與解決，才不至於只落得遞延的現象發生。首先當然要判斷的是問題的嚴重度。根本性的問題或只是拖延一點時間的問題，隨著問題的嚴重程度，解決的方法自是不同。碰到問題，對PM而言，最重要的不是問題的本身，而是對下個工作的影響有多少，對整體的進度的影響有多大，所以在問題的判斷上，必須有更全面、深入的確認與掌握。

        2. 如果專案會議常被問題拖住，時間拖長後，成員間就會開始出現電話干擾與進進出出的現象。在這種情況下，成員靜不下心來開會，有一搭、沒一搭的，自然無法有系統的繼續下去。一個經驗不足的PM，此時常會受到現實的影響，草草結束Preview的步驟。如此一來，Preview就形同虛設，只是樣板文章罷了，自然看不到成效。

        衍伸出來的問題是，PM如何掌握專案會議的進度與品質，也是關鍵成功要素之一。會議老是推拖，會帶給成員「會無好會」的感覺，自然無法全心投入。加上現代人手機(不要以為接電話不對，有時甚至是老闆或是主管的電話，不得不接)的干擾，會議的程序是片斷而無效率的。所以如何不讓專案會議的時間推拖，也是專案主管必須面對的重要課題。

        為何專案會議都無法照計畫結束？如果連一個會議都對無法掌控，更遑論整個專案的控管。大部分的專案會議之所以會拖，一來是成員的會議紀律不夠。電話是最大的元兇，主管往往也是問題的來源(會在會議中要求成員處理其它的事情)，加上公司的企業文化(如果沒有很好的專案概念的公司，專案會議是不會受到上級主管的重視，所以開會中受到干擾，司空見慣)。這些都是環境面的因素，比較不容易下手，但還有一部分是出自專案本身的問題，卻常被PM忽略，這個部分最起碼要先解決。

        在專案會議進行過程，一定會有一個Agenda，也一定會有時間分配。但這個時間分配似乎都只是聊備一格，往往與實際進行的情況脫節。所以成員感覺到浪費時間的心態下，自然就不再投入心力了。那為何會出現無法照議事程序來運作？最主要的原因是，PM常常把專案會議的時間拿來Trouble shooting。您或許會說，專案會議不是就是用來解決問題的嗎？其實不然，我在前面已提到過，專案會議只是用來Double check，管理是在日常管理體現出來的。就是因為我們把專案會議拿來當作解決問題的場面，自然時間無法精確的估計，一個棘手的問題出現的時候，就會拖了很久，無法控制。

        那問題出現了要如何處理，總不能放任不管吧！沒錯，問題一定要處理，但在會議室是解決不了問題的。再說每個問題也不見得都與全體成員有關，如果在專案會議裡討論個別問題，就會出現一個會議事裡有好幾組人在談事情的現象(不相關的人就會自行討論其他事情)。此時就該知道這些時間都是浪費的。

        那要如何處理？首先要明確確實是一個問題，確定牽涉的範圍與問題的影響度後，指定相關人員，於會後另闢戰場，針對此一個別問題，進行問題分析與解決，如此才不會讓專案會議的時間失控，也才是比較正確的問題解決方法。此種會議一般稱之為「分科會」，是由相關人員以解決問題為目的所召開的會議體。「分科會」結束後，前提是必須要把會議的結論告知全體成員，如此才能夠做到資訊共享與問題共有的境界。

        如果能把握此一原則，PM依據Agenda的程序進行議程，嚴格要求成員在專案會議時間內，專心投入在會議議題上。只要會議時間不拖延，成員的時間可以掌控的話，自然就會有好的結果。

        因之，如何控制好專案會議的議程，是專案管理成功的第一步。