Mar. 13, 2020

變更管理的注意事項

        變更管理對專案經理人而言，是一個無可避免的痛，但總是會發生的事情，就不要逃避。這並不是鼓勵變更，而是建議專案經理人要有風險管理的概念，才是正確的思維。

        雖然說專案有難以避免的變更需求，但還是應該想辦法讓變更的需求下降，或是盡可能化解開來。一旦真的碰上了，在管理上，也應該有些注意事項。今天就來談談變更管理的注意事項。

         變更由於事前的規劃不當占大部分，其次為過度的強調顧客滿意(誤解顧客滿意的精神)所帶來的變更，再其次才是偶發事件。偶發事件無可避免，除了進行風險管理以外，別無他法。對於錯誤的顧客滿意的觀念，有必要澄清一下。

        大部份的業務人員，為了業績，有時對於客戶的要求，不管合不合理，先接了再說，結果當然會變來變去，甚至客戶都會認為，只要提出要求，你一定會接受的(不得不接受)，所以也就漫不經心，也不再嚴謹的進行前期的規畫了。諸君不知有沒有聽過一個流行語，「Made in China抬頭，全世界的人類都Down grade」；而「Made in Taiwan NB的抬頭，資訊業界世界的採購，都失去計畫能力了」。多麼諷刺的話，傷人卻也傳神，這就是資訊產業的專案管理常態。如何培養有用的業務員，能夠很專業的引導客戶，進行最佳的產品企劃，是解決此種變更的不二法門。

        另外很多的專案，在前期總以忙碌、時間不夠為藉口，沒有很客觀與精確的計畫，不變更怎麼可能，這部分絕對要避免，可以避免的。以下幾點可以作為變更管理的注意事項：

        1. 可行性評估與專案計畫寧可多花一點時間，事後可以省卻很多的變更。QFD就是這樣的目的下發展出來的同步工程工具。

        2. 嚴謹的變更管理程序，也可以避免一些疏忽造成的變更，提高成員的警覺性。

        3. 不要為一個可有可無的變更要求，影響專案的進行。常常看到很多的專案，業務提出變更要求，理由是客戶要求。工程師要確認客戶的需求時，又無法明確交代，於是在確認需求過程，時間一直虛耗掉了還未有結論。等到客戶需求定調後，專案已推遲了，甚至有時當客戶知道了變更的影響後，發覺到茲事體大，常會因此打退堂鼓，問題是專案已推遲了。

        4. 每次的變更，都要嚴謹的評估對專案的影響。很多的變更要求，並不見的真正需要，只是一提出，就會被接受，所以提變更要求的人也就不會嚴謹以待，自然視變更為家常便飯。

        5. 讓變更管理成為一個審查的機制，讓變更的需求提上檯面，如此可以讓變更的問題受到重視後，自然會提高變更需求的品質，也可以做為企業內部管理品質改善的素材。一般而言，只要高階主管重視的問題，自然不難解決。反之，則我行我素，只有苦了PM。

        6. 讓變更提案者充分了解變更所帶來的成本與影響，如此可以讓每個人都能以成本的觀點來進行計畫與執行專案。很多的變更一看到會有那麼大的影響，常常就會出現另外的解決方案，所以嚴謹以待，是不變法則。

        變更，對專案管理而言，是一個無解的痛，要如何解決，端看高階主管對專案管理的重視程度而定。如何讓專案變更管理成為一個專案運作機制，是有心要讓專案管理成功的關鍵之一。