Mar. 15, 2020

定義與弄清楚專案規格

        專案的成立，有很多種面相，但不管是在怎樣的情況下成立，Team building這個工作是不可少的。所謂的Team building，其實就是如何建立一個有效的團隊。

        首先當一個專案經理人被賦于專案的任務時，應該先想辦法弄清楚幾件事，哪怕是上面或是客戶交代不清楚，也要想辦法釐清，否則專案一旦啟動，從專案規畫開始，就會有無窮盡的問題跟著出來。那要釐清哪些事情呢？有幾個重點，如：

        專案成立的目的：這是最重要的一件事，也是專案的價值所在，就是因為有一些背景因素，諸如碰到問題了(問題分析與解決、8D等)，企業有一些策略任務在執行，或是為了滿足競爭上所必須進行的新產品開發等等。有了這一層關係，專案的價值才得以突顯，目標也自然浮現，否則就只是與日常工作一般，那專案也就可以放棄了。

        預料會有哪些活動：一個專案的成立，千頭萬緒，但是如果能夠先整理出一些大綱，將有助於接下去的規劃展開。

        期待有哪些的結果：專案的貢獻價值不言可喻，但要如何客觀的評估，也必須有些明確的指標。有明確的預期產出的話，目標的訂定就自然簡單得多了。

        可能有哪些資源可以用：當專案要成立時，首先專案經理人該關注的是有哪些資源可以運用，其中特別是人的部分。人與財，兩者都是專案成功的關鍵資源，事先弄清楚，是首要工作。

        有哪些限制條件：每個專案都一定會有一些限制條件，如果能夠看的越透，則在規劃時能夠充分考慮到風險的話，失敗機率就可以降低。

        必要的技巧與品質：完成一個專案，常是要動用到很多領域的技能與知識，這些技能的成熟度如何，才是關鍵所在。一個剛畢業的研究生，對專案的貢獻是很微小的，甚至有時還可能成為專案的累贅，不得不注意。

        團隊成員：在西方國家，專案經理人可以自行挑選必要的人手，但對於東方的PM而言，就沒有這樣的幸運了。但不管如何，充分的了解每個成員的背景，舉凡技能、工作知識、工作態度、處事方法等等，都有助於未來的執行品質。

        授權的幅度(建議或是執行)：一個專案經理人要求的是最大授權，但東方的老闆往往是最不願意授權的一族。PM最起碼要知道哪些可以授權？哪些不可以？也該爭取有哪些事情希望上面給於最大授權。

        專案的期間：一個專案的成立，常常只看到開始時間，但其實期間更重要。在一定的期間內，如何調動資源，是專案經理人重要的管理技巧之一。

        當這些問題釐清後，專案經理人必須定義專案的核心任務。專案的定義，包含以下幾個部份：

       1. 專案的目的：首先應該先確定為何這個專案必須被提出來。是因為有些問題急待解決？還是某種因素，必須成立專案來處理？此部分牽動著下列的所有活動，包括目標、期限、資源與風險等等。

        2. 我們將用怎樣的規格來評衡專案的成敗：也就是將如何訂定專案的目標，以判斷專案的成敗。

        3. 利害關係人：在專案中，哪些人與哪些事情有關係，這些利害關係人必須被澄清後，專案經理然才能夠掌握在人際關係上的策略。

4. 利害關係人的關注：這麼多的利害關係人，對於專案的目標，是否有哪些不一樣？

        5. 對產出的影響：哪些人的行動或是哪些機能會影響專案的產出？

        6. 專案資源：誰將提供專案的資源？(包含人、場地、時間、工具與金錢｣

        7. 專案需要的技能：有哪些技能是專案完成上必要的，能夠提供這些技能的有哪些可用人才。

        一旦專案成立後，專案經理人也該評估一下，專案的條件是否成立。評估的重點有以下幾項：

        1. 這個團隊是否很容易召集？溝通，是否很開放、互動的討論問題。成員也都清楚了解自己的任務於職責？

        2. 是否在決策、問題解決及人際關係上，不同技術與功能領域上，都有足夠水平的互補能力？

        3. 是否有一個明確、有意義的目的，成員也都給於承諾？

        4. 是否有一套完整的績效目標？

        5. 是否有用一些方法，充分的運用到所有成員的技能，讓工作更透明與願意分享？

        6. 每個成員是否都有一個各自獨立，但都與專案結合的目標？

        以上這幾項查檢點，對專案經理人而言，是件不可忽略的工作。要讓自己的專案進行順利，是無法採取Try and Error的方式的。這幾個重點的分數可以從1分到5分，越高代表越是肯定的，反之則是代表專案不成熟。如果這幾點的分數都很高，那可以恭喜您了，最起碼這個專案的條件不錯；相反的如果分數很低，那就要多費點功夫，在SWOT與策略方面多思考，必要的時候，列入風險管理的範圍，才可能確保專案的成功。