Mar. 17, 2020

如何解讀資訊？

        專案的控管，很多的專案經理人總以為在專案進行的過程中，把每個步驟都控制得宜，應該就沒有問題了。這樣的想法是理所當然，問題是專案沒有那麼的一成不變的。隨時會出現變化，有一堆的變數是計畫無法突破的部份，每天幾乎都會出現。所以專案經理人不只要看每天的進度，更重要的是要看每天的進度對整個專案的最終結果有多大的影響，要採取怎樣的措施，才能夠讓專案順利完成。

        舉個例來說，專案經理人每天從專案成員取得一堆的資訊，如何判讀這些資訊，如何運用這些資訊，也都是影響專案成敗的關鍵所在。以附件來說明或許比較清楚。這是一個專案的里程碑，其中有幾個Task(WBS展開的作業項目)。目前得到的訊息是這樣的：

        Task 01完全照時程開始、結束；Task 02雖然依照時程開始，但到當天開會的時間點工作還沒結束，顯然的是Delay了；Task 03則是延後開始，所用的時間一樣多，但也還沒結束；至於Task 04也是延後開始，時間也用的一樣多，但嚴重落後；Task 05在分析整個狀況後，發覺到必須延後啟動，但可以透過一些手段，把時程縮短一個禮拜，也就是說整個行程因此可以如期完成。

        在這個案例中我們看到Task 02與Task 03兩個工作雖有一些延後，但因為有Floating時間的關係，到目前為止，還沒有影響到專案的完成目標。反倒是Task 04才是關鍵要徑(CPM)的工作，就因為此一部份延遲，整個部分要跟著延後。如果Task 05無法縮短時程的話，那這個部分就是拖延，別無他途。所以專案經理人在面對這樣的資訊時，如何避免在不是重點的部份，花費大量的時間檢討，而忽略了關鍵要徑的存在。

        要讓專案的資訊正確、有效，專案經理人必須養成在接受到成員提供壞消息資訊，不要過度的責罵與指謫，因為責罵無法改變事實，反而容易讓成員會走到報喜不報憂的地步，則以後要得到正確的資訊，恐怕會也很高的難度。

        重點在於關鍵要徑的解決上，要把既已發生的拖延，如何在後續的作業上，搶到一點一滴的時間，來挽回專案的進度，才是專案經理人該做的事。畢竟專案經理人的使命是完成專案，讓資訊透明，有效的解讀與運用，才是控管成功的第一步。

        當然也不是說專案經理人不該追究問題拖延的原因，重要的是把問題解決比追究責任，要有意義的多。畢竟每個成員都是經過精挑細選的，大概不會有故意做不好來整PM的情形吧！大部份的拖延都必定有其原因，如何找出原因，做好再發防止，使後面的行程不再出現同樣的問題，才有可能讓專案完成。

一句話：「過程如何變化不是最重要的，隨時往後看，最終的結果是否受到影響了！」才是重點。