May. 13, 2020

報告的積極意義

細談企業教育訓練(課程Review-VI)

Review階段還有一個重要的工作就是定期的培訓報告。要以月報形式呈現也好，或是季報也無妨，就是不該忽略此份報告，因為這是辦好培訓工作的重要報告。既然有結案報告了，為何還需要定期報告？相信很多人都會有此疑問，這也是常被國內負責培訓人員忽略掉的一件工作。

人資要不要績效？結案報告只反應出課程的預期成效而已，真正的效益必須要經過訓練移轉，等到實際產生效益時，很多的主管早已忘掉培訓的事了，如何會對培訓產生期待與好感。再說，該把培訓的真正效益或是沒做好的地方，深入的檢討，隨時給主管一個完整的印象，才有可能在企業內部，產生對培訓的尊重，否則培訓永遠只是成本，這對人資是不公平、也不利的。

定期報告顧名思義就是每到一個期間，就會出現的東西，最常見的應該就是月報。培訓人員應該把培訓月報當成是績效報告的一環，同時也是對培訓工作每一個階段的總結報告。從這個觀點來看的話，這份報告的內容，本來就該與結案報告不一樣，否則就失去意義了。

也看過有些公司的人資會做定期報告，但還是犯了老毛病，就是把這個月開的幾個課的預算、滿意度、出席率等資訊擺上去，就以為了培訓工作完了，其實就只是一份月結帳而已，根本談不上培訓月報的層次。那培訓月報該如何寫？要放入哪些內容才算夠水準的報告？今天就來談談此一部分。

還是老話一句，所有的活動，要展現其價值，首先就是問目的為何。有了目的的活動，才可能設定目標，才可以客觀的評估效益。不妨請教一下主管，如果你的部屬給你一份報告，你會想看到甚麼？這個答案明確的話，報告根本不用想，自然框架就出來了。原因很簡單，因為報告的使用者的需求明確，自然就會知道哪些資訊是報告必須具備的內容。遺憾的是，很多老闆或是主管，甚至都不知道培訓月報的功能與意義。反正就是部屬的報告，隨便翻翻，了無新意，就是停留於沒有功勞也有苦勞的認知，真有糟蹋人資的時間資源的感嘆。

就從培訓月報的目的與意義談起吧！培訓月報的主要目的，可以從幾個方面來談，簡述如下：

績效報告：人資如果無法明確的把培訓效益點出來，培訓工作是很難取得經營層與使用單位的尊重與認同的。這不能怪經營者，畢竟經營績效是以投入與產出的比值來評估的。如何把培訓所帶出的績效，以客觀、明確的表現出來，是讓人資價值呈現的不二法門。所以培訓的定期報告首要就是如何呈現培訓的績效。這部份不容易做，卻也非不能做，就是有沒有方法。如果整個培訓都依循著PDDRO的循環，邏輯上績效的評估最少也可以達到L3的層次，再用點功夫的話，L4都不是問題，那不就是績效的呈現了嗎？這部份與結案報告不同的是，結案報告中只看到預期效益，定期報告就應該把實際效益表現出來，而且是以量化的形式呈現，簡單、明瞭。

業務報告：中國人都把工作完了，定義為把「事情做好」的層次，以口頭或是實際的結果看到就好了，這樣是不夠的。工作結束是以業務執行完畢，確實看到成效，最後做完報告為止，才稱之為工作結束，所以業務報告就是為每個工作做一個終結的文件。這裡面有幾層意義，首先是很清楚的把來龍去脈做個交代，以方便客觀、科學的評估；其次是未來業務進行一段時間後，如果有一些異常出現時，追溯管理上的需要。很多企業明知道流程不好，卻不敢修改流程，其原因常常就是因為欠缺流程文件，沒人敢動，因為不知會出現甚麼樣的結果；再來就是把工作中的優、缺點充分的整理下來，績效呈現所下的功夫，『好』的部分如何成為內部的標竿學習對象，『不好』的部分如何再發防止，做到標竿學習與知識管理，才是持續改善的精神所在；最後是宣告另一個任務的開始，有些業務的移交是從此份報告開始的。結束往往是另一個開始的道理源自於此，以文件的形式來移交業務，是品質保證上的重要關鍵。

溝通協調：上項的業務移交、或是相關業務間的互動，報告是標準化很關鍵的一環。很多企業常常在一個部門與另一個部門間發覺到不同調的現象，就是業務溝通不良所致。TQM強調『情報共享、問題共有』的八字箴言，就是要打破組織溝通不良的問題，業務報告的目的之一也在此。

知識管理：凡走過的必留痕跡，每個工作的好與壞都不是終點，卻是過程中的知識呈現。如果讓這些知識，只有在短暫的期間內存在(記憶)，那組織中，80%的問題將會出現在於重複性的問題身上，只因為欠缺『再發防止』的觀念。讓這些無形資產積累成為企業的知識庫，快速複製專家，『借重別人成功經驗，提升生產力』；『借重別人失敗經驗，降低失敗成本』，就是知識管理的重點。如果沒有業務報告，這些都僅止於空談，眼高手低，無濟於事。

既然業務報告有這麼神聖的使命，那就不是隨便大筆一揮的事情，是一份有邏輯、有內容的報告，下點功夫是不可或缺的。